Información general para la constitución de compañías dominicanas
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Información general para la constitución de compañías dominicanas
A) CONCEPTOS GENERALES
1. El término «Compañía» o «Sociedad», como también es denominado por las leyes de la R.D., se refiere a un conjunto de individuos que se agrupan con un propósito determinado y que convienen en poner algo en común a fin de repartirse las ganancias o sufrir las pérdidas de lo que hayan puesto en sociedad, sin que tengan que responder personalmente por las deudas de la agrupación. De acuerdo con nuestras leyes, estas agrupaciones son individualizadas mediante una «Razón Social» compuesta por el nombre seleccionado, acompañado de la denominación «S. A.» o la denominación «C. por A.», las cuales están sujetas a los mismos requisitos legales y administrativos.
2.-El Objeto Social de una compañía determina aquello a lo que se dedicará y, en principio, delimita la capacidad de ésta para realizar ciertas operaciones. Es común que se agregue que la compañía se podrá también dedicar a toda actividad lícita no expresamente prohibida por la ley.
3.-De acuerdo a las previsiones del Código de Comercio de la R.D., el capital de la sociedad está dividido en acciones en manos de accionistas, quienes participan en las ganancias y pérdidas de la sociedad en proporción al número de acciones que poseen. A menos que se incurra en fraude o dolo, no hay, en principio, responsabilidad personal de ninguno de los accionistas. La responsabilidad de todo accionista está limitada entonces por la extensión de su inversión en la compañía. La compañía tiene una personalidad legal y un patrimonio propios, distintos a la de sus accionistas.
4. En adición a cualquier otra forma de contabilidad que pueda poseer, (especialmente contabilidad computarizada), es requerido por ley el mantener un libro diario y un libro de inventario. Estos libros deberán mantenerse de acuerdo a procedimientos específicos, en folio especial, y deben ser inspeccionados y sellados por oficiales judiciales una vez al año. En la práctica el requisito del balance general (estado de situación) se cumple al realizar el balance al final de cada año fiscal. El requisito de mantener un diario también puede ser satisfecho realizando declaraciones sumarias de las operaciones regulares una vez cada mes. No existen requisitos legales para llevar un libro mayor.
Las leyes dominicanas exigen que todos los libros de compañías y correspondencia sean guardados por lo menos por diez años
B) PROCEDIMIENTOS Y REQUISITOS
1. Los «Estatutos» constituyen el documento básico de toda compañía dominicana. Estos deben ser firmados por los fundadores de la compañía o sus apoderados, durante el proceso de constitución. También constituyen un contrato entre futuros accionistas. La Ley dominicana establece ciertas restricciones y define características particulares relacionadas con los procesos y requerimientos de constitución que discutiremos con más detalle:
a) Número Mínimo de Accionistas: El Código de Comercio estipula que una compañía no puede ser formada sin tener por lo menos siete (7) accionistas, sean éstos personas físicas o morales. También, si en determinado momento, todas las acciones de la compañía están en manos de un solo accionista, la compañía es automáticamente disuelta. En principio, no existen restricciones acerca de la nacionalidad de los accionistas, sin embargo, se requiere que los accionistas extranjeros sean inscritos en el Registro Nacional de Contribuyentes (R. N. C.) donde obtendrán un número de identificación tributaria. En el caso de las personas físicas, esto se logra con el depósito de un formulario debidamente cumplimentado y acompañado de una fotocopia del pasaporte del accionista extranjero; mientras que en el caso de las personas morales extranjeras, se hace la inscripción de su representante legal de la misma forma en que se inscriben las personas físicas.
b) Capital de la compañía: El capital de la compañía puede estar compuesto por sumas de dinero en efectivo o aportes en naturaleza. Cuando se realizan los aportes en naturaleza, los accionistas deben reunirse dos veces a fines de completar la constitución. En la primera reunión se toma acta del aporte y se designa a un Comisario de Aportes quien estará encargado de hacer una tasación del valor de los bienes aportados; en la segunda reunión, se conocen las conclusiones del informe preparado por el Comisario de Aportes y se decide sobre la aprobación del mismo. Los accionistas que invierten en naturaleza no tienen el derecho de participar en la votación de la resolución que conoce del aporte. Cuando se aprueba en la segunda reunión, la inversión en naturaleza es formalmente aceptada.
c) Capital Social Autorizado: Es la suma considerada necesaria y suficiente para el desarrollo del objeto social, y es en base a éste que se determinan y pagan los impuestos sobre constitución de compañías. El Capital Social Autorizado es la suma que resulta cuando se multiplica el número de acciones autorizadas por su valor nominal.
d) Capital Suscrito y Pagado: El Capital Suscrito y Pagado está conformado por las inversiones realizadas por los accionistas con cargo al Capital Social Autorizado. Una compañía debe tener un capital suscrito y pagado de por lo menos un 10% del capital autorizado antes de iniciar las operaciones.
e) Reserva legal: Antes de que los dividendos sean pagados, de la suma disponible para los mismos debe separarse por lo menos un 5% para formar una reserva general. Esta regla es atenuada cuando la reserva legal es igual a un 10% del capital autorizado; entonces no es necesario seguir separando el 5%.
f) Tipos de acciones: La ley permite a las compañías dominicanas la emisión de acciones comunes y acciones preferidas.
g) Acciones por su forma: Entre las formas de acciones más comunes tenemos las Acciones Nominativas y las Acciones al Portador. Las primeras se expiden a favor de una persona cuyo nombre figura tanto en el documento como el libro de registro de la compañía. El traspaso de estas acciones no será oponible a terceros ni a la compañía a menos que se inscriba en el registro mencionado. Las segundas contienen la cláusula «al portador», o mención similar, y su traspaso se hace válido con la simple entrega del título.
h) Valor de Nominal: El valor nominal mínimo de una acción en la R.D. es de RD$5.00. Comúnmente, las compañías emiten acciones con un valor nominal de RD$100.00.
i) Comisarios de Cuentas: Uno o más comisarios de cuentas tienen que ser elegidos en la Asamblea General Constitutiva y en la Asamblea Anual de Accionistas. El comisario de cuentas supervisa la conducta de los administradores y su manejo de la compañía. Un informe semianual y una declaración de pérdida, cuando aplique, deberán ser preparadas por los comisarios. También los informes financieros deberán ser acompañados por un reporte de los comisarios antes de que los accionistas voten para aceptar el reporte de la administración financiera (reporte del Consejo de Administración).
j) Administración de la Compañía: Una compañía dominicana no se constituye hasta tanto no se hayan elegido sus Administradores y que éstos hayan aceptado su designación. Dependiendo de su órgano de administración, la compañía puede ser Presidencialista o de Consejo. Las Presidencialistas están administradas por un Presidente-Administrador y un Secretario de Actas, mientras que las de Consejo por un Consejo de Administración (éste generalmente está conformado por tres o más miembros). Los administradores se encargarán de manejar la administración de la compañía día por día. Estos funcionarios podrán ser escogidos de entre los accionistas de la compañía.
2. Después de firmar los estatutos, una declaración jurada hecha por el fundador o los fundadores debe ser preparada ante un Notario Público, en la cual se dé constancia de que ha recibido con un inventario, todos los fondos y bienes (activos) transferidos a la compañía. En el momento de la declaración el notario debe recibir una lista de los accionistas y una copia de los Estatutos.
3. El impuesto de constitución sobre el capital debe ser pagado en el Departamento de Rentas Internas. Este impuesto sobre el capital es calculado en base a la suma del capital autorizado.
La constitución de una compañía finaliza cuando los accionistas se reúnen en la Asamblea General Constitutiva. Esta primera reunión toma conocimiento del contenido de los Estatutos y selecciona los miembros del Consejo de Directores y el Comisario de Cuentas.
Existen también otros impuestos menos importantes por concepto de tarifas notariales, aprobación de autoridades impositivas y depósito de documentos.
Algunos requisitos adicionales son prescritos, tales como depósito de los documentos ante la Cámara de Comercio y Producción del domicilio de la Compañía a los fines de obtener el registro mercantil y depósito de los documentos ante la Dirección General de Impuestos Internos.