La Apostilla y su Efecto en el Proceso de Legalización
Muchas personas hoy en día se cuestionan las siguientes preguntas ¿porque debo legalizar con Apostilla un documento que voy a enviar fuera, cuando antes no era necesario? ¿Por qué las instituciones públicas no quieren aceptarme un documento extranjero sin la legalización de la Apostilla? Estas inquietudes están causando cierta angustia para aquellas personas que llevan a cabo procesos o presentan documentos fuera de su país, incluso para las mismas oficinas gubernamentales se presenta cierta confusión y mal manejo del concepto.
La Apostilla consiste en un certificado que se coloca delante de un documento que tenga que ser presentado fuera del país de origen de expedición del mismo, avalando la autenticidad de la firma y la calidad de la persona que firma el documento. El texto y formato que debe contener la apostilla debe ser parecido en todos los países que la utilizan.
Hay que partir que la Apostilla surge del “Convenio para suprimir la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros”, adoptado en el Haya, Holanda el 5 de Octubre de 1961 pero que entro en vigencia a partir del 30 de agosto del 2009. El Convenio se hizo con el fin de eliminar la exigencia de la legalización consular de documentos públicos expedidos y autorizados en un país parte del convenio y que deban presentarse en otro país parte del convenio. Por ejemplo, como es el caso de aquellos extranjeros que quieren realizar un proceso de residencia dominicana y deben presentar su acta de nacimiento, si el acta de nacimiento fue expedida en un país parte del convenio pues la misma deberá contener la Apostilla para que pueda ser aceptada en la Dirección General de Migración, lugar donde se depositan y expiden las residencias.
La gran ventaja que presenta este requisito de legalización es que una vez llega el documento con la Apostilla a un país parte del convenio, no se tiene que legalizar el mismo en la Secretaria de Relaciones Exteriores de dicho país. Mediante este nuevo proceso, se ahorra tiempo ya que anteriormente la Secretaria de Relaciones Exteriores, o la autoridad equivalente fuera de la República Dominicana, tenía que darle entrada y aprobación a cada documento antes de que el mismo fuera presentado en cualquier institución u oficina gubernamental del país. Por igual la persona que envíe el documento con la Apostilla ya no tiene que legalizar los documentos en el Consulado del país donde será presentado. Esto resulta en un gran ahorro de dinero y tiempo para el proceso que se este llevando a cabo ya que menos requisitos deberán ser cumplidos.
Es importante mencionar que la Apostilla no altera en modo alguno el documento, no varía la esencia y texto del mismo. El formato de la Apostilla contiene lo siguiente: país de procedencia del documento, nombre de la autoridad que firmó el documento público, la calidad en que actúa, datos del sello o timbre correspondiente a la institución que otorgó la expedición del documento, nombre de la ciudad donde se certificó, nombre de la autoridad que certificó el documento, numero de orden y fecha de la apostilla y firma del funcionario que autoriza la apostilla y derechos.
En resumen la Apostilla solo será necesaria para documentos que sean expedidos por instituciones del Estado, de centros de educación superior pública y privada o que sean certificaciones oficiales de documentos privados, legalizaciones oficiales y notariales. En los documentos que no aplica la apostilla son aquellos expedidos por agentes diplomáticos o Consulares, documentos administrativos que se refieran a una operación mercantil o aduanera o aquellos documentos que no se vaya a utilizar en países que no sean parte del convenio.
Los países parte del convenio son actualmente 92: Albania, Alemania, Andorra, Antigua y Barbuda, Argentina, Armenia, Australia, Austria, Azerbaiyán, Bahamas, Barbados, Bielorrusia, Bélgica, Belice, Bosnia-Herzegovina, Botswana, Brunéi, Bulgaria, China, Colombia, Islas Cook, Corea del Sur, Croacia, Chipre, República Checa, Dinamarca, Dominica, República Dominicana, Ecuador, El Salvador, Eslovaquia, España, Estados Unidos de América, Estonia, Fiji, Finlandia, Francia, Georgia, Grecia, Granada, Honduras, Hungría, India, Islandia, Irlanda, Israel, Italia, Japón, Kazakstán, Lesotho, Letonia, Liberia, Liechtenstein, Lituania, Luxemburgo, Malawi, Malta, Islas Marshall, Mauricio, México, Moldova, Mónaco, Montenegro, Namibia, Nueva Zelanda, Niue, Noruega, Países Bajos, Panamá, Perú, Polonia, Portugal, Reino Unido, Rumania, Federación Rusa, Saint Kitts y Nevis, Santa Lucía, San Vicente y las Granadinas, Samoa, San Marino, Serbia, Sudáfrica, Surinam, Swazilandia, Suecia, Suiza, Antigua República Yugoslava de Macedonia, Tonga, Trinidad y Tobago, Turquía, Ucrania y Venezuela.
Bibliografía
· Convenio para suprimir la exigencia de legalización de los documentos públicos extranjeros, del 5 de octubre de 1961.
· Resolución No.441-08 del 10 de Septiembre que aprueba el Convenio sobre la Eliminación del Requisito de la Legalización de Documentos Públicos Extranjeros.
· www.serex.gov.do