Propósito del Registro Mercantil y su aplicación a personas físicas y morales
El Registro Mercantil se ocupa de mantener un registro de toda la información relevante en relación con las diversas entidades de comercio y sus actividades empresariales. Para ello, mediante la Ley 3-02 promulgada en fecha 18 de enero de 2002, se ha creado un sistema de registro confiable que ha sido puesto a disposición del público a fin de propiciar un ambiente de seguridad jurídica que beneficia el intercambio comercial.
La indicada Ley define el Registro Mercantil como «el sistema conformado por la matrícula, renovación e inscripción de los libros, actos y documentos relacionados con las actividades industriales, comerciales y de servicios, que realizan las personas físicas o morales que se dedican de manera habitual al comercio de las cuales son depositarias y dan fe pública las Cámaras de Comercio y producción». Es obligatorio para todas las entidades de comercio, sean físicas o morales cumplir con los requerimientos de este registro. Las Cámaras de Comercio y Producción, organismo que conservan y administran esta base de datos, tienen la facultad de expedir certificaciones según fueren requeridas, y en caso de pérdida o destrucción de un documento ya registrado, podrán también certificar su existencia y contenido, si así procediere. Previa solicitud, la Cámara de Comercio y Producción que corresponda expedirá un Certificado de Registro Mercantil que será renovable cada dos (2) años.
La Secretaría de Estado de Industria y Comercio es la responsable de velar por el cumplimiento de las disposiciones relativas al Registro Mercantil y de imponer las sanciones previstas en la ley. Se sancionará, entre otros, la falta de registro en el plazo establecido, que es de un mes a contar de la fecha en que se inicien las actividades de comercio o en que se haya abierto el establecimiento, así como la falsedad de datos y la falta de suministrar información relativa a los cambios que se produzcan en el negocio.
Si ha habido inexactitud en los registros debido a error u omisión en la documentación, dicho error se rectificará siempre y cuando se provea un documento de la misma naturaleza del que la motivó, o una decisión judicial que contenga los elementos necesarios al efecto. Si se tratare de error u omisión material de la inscripción se procederá a la rectificación teniendo a la vista el documento que le dio origen.