Cierre de año empresarial en República Dominicana: aspectos legales, fiscales y corporativos que las empresas deben evaluar

El cierre del año fiscal y operativo representa un momento crítico para las empresas en República Dominicana. Más allá de la preparación de los estados financieros, una revisión integral de las obligaciones laborales, fiscales, societarias, contables y contractuales permite reducir riesgos legales, asegurar el cumplimiento normativo y preparar la organización para el nuevo ejercicio.

Desde la perspectiva de Pellerano y Herrera, este proceso debe abordarse de manera estratégica y preventiva.

Obligaciones laborales al cierre del año

Pago del salario de Navidad (regalía pascual)

De conformidad con el artículo 220 del Código de Trabajo Dominicano, el salario de Navidad debe pagarse a más tardar el 20 de diciembre. La empresa debe verificar que el cálculo incluya el salario devengado durante el período correspondiente, ya sea desde diciembre hasta enero o desde la fecha de ingreso del trabajador hasta diciembre, según aplique.

Vacaciones pendientes y planificación laboral

Revisar y planificar vacaciones no disfrutadas por sus trabajadores que hayan adquirido el derecho para evitar acumulaciones y planificar protocolo de vacaciones y cargas de trabajo en caso de cierre por vacaciones colectivas.

Participación en las utilidades de la empresa

Aquellas empresas cuyo cierre fiscal sea el 30 de septiembre de cada año, se inicia el periodo de 90 a 120 días de dicho cierre para otorgar a sus trabajadores por tiempo indefinido, una participación equivalente al 10% de las utilidades o beneficios netos anuales, la cual asciende entre 45 a 60 días de salario ordinario dependiendo de si la antigüedad del trabajador es por lo menos de 3 años. Otras empresas tienen por usos y costumbres otorgar este beneficio durante el mes de diciembre, aunque su cierre fiscal sea el 31 de diciembre.

Evaluación de políticas

Evaluación de las políticas aplicables a sus trabajadores para trabajar en las mejoras necesarias, tomando en consideración la implementación de éstas durante el año calendario incluyendo su relación con los litigios laborales surgidos durante el año, así como constatar con sus abogados si ha habido cambios en la normativa legal o criterio de la jurisprudencia que impacten dichas políticas; y en caso de que fuere necesario realizar modificaciones asegurar su comunicación al personal así como la obtención de los reconocimientos o consentimientos que deberán ser firmados por los trabajadores, cuando aplique.

Verificación de cumplimiento de políticas internas

Solicitar a los diferentes encargados de área la remisión de la documentación que constate que se han cumplido con políticas de beneficios para los trabajadores, tales como, evaluación por desempeño o aquellas en virtud de las cuales se deban realizar pagos en determinado periodo del año a sus trabajadores; y, constatar que se hayan recabado las firmas de los trabajadores, cuando aplique.

Verificación de cumplimiento en materia fiscal

Verificar con el área correspondiente de la empresa el cumplimiento con las retenciones, declaraciones y pago de los impuestos aplicables a los pagos gravables realizados al personal; y, del Impuesto Sustitutivo de Retribución Complementaria que se genera en ocasión de beneficios pagados en especie al personal.

Verificación de cumplimiento en materia de seguridad social

Verificar con el área correspondiente que se hayan realizado los pagos mensuales por concepto de cotizaciones y contribuciones a las autoridades de seguridad social. Revisar que se hayan registrado completa y oportunamente las licencias por enfermedad común, por discapacidad temporal o de maternidad ante las diferentes autoridades de seguridad social. Asegurar que las empleadas embarazadas hayan provisto la documentación requerida para fines de registro de su embarazo.

Verificación de cumplimiento en materia de seguridad y salud en el trabajo

Constatar que se hayan adoptado las medidas identificadas para garantizar la seguridad y salud de sus trabajadores, así como haber cumplido con las formalidades correspondientes ante el Ministerio de Trabajo.

Cumplimiento de obligaciones formales

Constatar que se dio cumplimiento al depósito de planillas exigidas por el Código de Trabajo en tiempo hábil, así como de las notificaciones o comunicaciones al Ministerio de Trabajo en cuanto a las diferentes actuaciones de la empresa. Recopilar y organizar la información requerida para presentar oportunamente al Ministerio de Trabajo los formularios exigidos dentro de los quince (15) primeros días del mes de enero de cada año.

Litigios laborales

Revisión del estatus de los procesos judiciales en curso y su repercusión al cierre del año calendario. Evaluación de los temas en controversia en las demandas laborales surgidas durante el año calendario para comprobar si se requiere actualización adecuación de los contratos de trabajo, de las políticas internas de la empresa o del Reglamento Interior de Trabajo, de cara a robustecer los estándares operativos y el buen clima organizacional, y mitigar potenciales riesgos en futuros reclamos de sus trabajadores.

 Fiscal: recomendaciones generales al cierre de año

• Conciliar gastos, activos, depreciaciones y provisiones conforme a la Ley 11-92 (Código Tributario).
• Verificar retenciones correctas en pagos a empleados, suplidores y profesionales independientes;
• Revisar créditos fiscales, compensaciones y declaraciones mensuales (IT-1).
• Verificar si existe alguna mejora en sus sistemas de implementación de facturación electrónica (si ya aplica según cronograma obligatorio de la DGII);
• Preparar cierre para la declaración IR-2 (Empresas) o IR-1 (Personas Físicas con actividad comercial).
• Evaluar provisiones fiscales para gastos deducibles y no deducibles;
• Revisar que las documentaciones requeridas para las presentaciones de los reportes de Precios de Transferencia estén al día;
• Validación de Comprobantes Fiscales (NCF), nota de créditos, anulaciones, etc.
• Revisión del Anexo A de activos fijos y depreciación fiscal.

Societario

• Revisar la vigencia de los poderes otorgados en Asambleas previas, entre estas, de poderes bancarios o ante cualquier entidad gubernamental;
• Evaluar la estructura societaria es eficiente fiscal y operativamente, evaluando los cambios a implementar en el año entrante, si aplica;
• Verificar que la empresa haya renovado el Registro Mercantil anual. (si aplica);
• Actualizar información de accionistas, capital, administradores y domicilio. (si aplica);
• En caso de realizar una distribución de dividendos; elaborar acta ordinaria donde se apruebe la decisión a tomar, previo al cierre del periodo fiscal en curso;
• Revisión de acuerdos entre accionistas, socios, suplidores vinculados o empresas relacionadas.

Financiero

Inventario físico

• Programar conteo general de inventarios (materias primas, productos terminados, mercancía, suministros);
• Comparar con inventario contable y documentar ajustes por diferencias, robos, deterioros o mermas;
• Actualizar fichas de productos: costos, fechas de expiración, rotación; e,
• Implementar conteos cíclicos si los inventarios son grandes.

Conciliaciones bancarias

• Realizar conciliación de todas las cuentas bancarias: corriente, ahorro, US$, tarjetas corporativas.
• Verificar cheques pendientes de cobro, depósitos en tránsito, notas de débito/crédito y cargos por servicios.
• Investigar diferencias y respaldarlas antes del cierre.
• Documentar políticas para evitar conciliaciones atrasadas.

Depreciaciones y provisiones:

Depreciaciones

• Asegurarse de que los activos fijos estén actualizados: altas, bajas, mejoras;
• Verificar que las tasas coincidan con las permitidas por la DGII (para fines fiscales);
• Revisar deterioro de activos que ya no están en uso;

Provisiones

• Provisión de cuentas incobrables (política + antigüedad de saldos).
• Provisión por vacaciones acumuladas.
• Provisión por contingencias legales o contratos.
• Provisión por bonificaciones/participación en beneficios si aplica.

Estados financieros listos

En cuanto a estas informaciones se le recomienda a la sociedad tener “a la mano” cualquier documentación que pudiera ser requerida por el auditor de la sociedad, dado que para la emisión de los estados financieros auditados o los estados de situación en general, se recomienda tener una contabilidad organizada.

 

Licencias y permisos

Renovaciones sectoriales

Evaluar si existen tasas de renovaciones por permisos solicitados previamente, dependiendo el sector en el cual se desarrolla la sociedad; así como cualquier información anual que sea necesaria para el correcto funcionamiento de la sociedad.

Revisión de cumplimiento operativo

Verificar que la empresa cumple con requisitos ambientales, sanitarios, de calidad o municipales; se recomienda realizar una auditoría interna básica sobre los residuos o aplicaciones de policitas de ASG a implementar en la sociedad; procesos de Seguridad; Procesos vinculados a permisos; Señalizaciones; Extintores y mantenimiento.

Gestión Contractual

• Contratos por vencer: Elaborar listado de todos los contratos con fechas de vencimiento en los próximos 3–12 meses; entre estos, arrendamientos, proveedores claves, mantenimiento, soporte tecnológico; Revisar cláusulas de renovación automática, preavisos y penalidades; Contactar con tiempo a las contrapartes para renegociar o notificar terminación, a los fines de evitar multas por no cumplir por los plazos de notificación vigentes.
• Revisión de proveedores y clientes:

Proveedores

• • • Evaluar desempeño, cumplimiento, calidad y precios.
    • Analizar concentración (riesgo de dependencia).
    • Actualizar expedientes y documentación legal.
    • Reconfirmar condiciones de crédito.

 

Clientes

• • • Evaluar cartera: morosidad, riesgo, comportamiento de pago.
    • Actualizar contratos comerciales.
    • Reforzar políticas de crédito y cobro para el nuevo año.

 

Archivo legal actualizado

• Estatutos y modificaciones sociales.
• Actas y asambleas de socios.
• Contratos vigentes en carpetas físicas y digitales.
• Registro Mercantil y RNC renovados.
• Expediente para auditoría o supervisión gubernamental.

Buenas prácticas recomendadas para el cierre del año

Checklist estratégico de cierre

• Crear un repositorio digital con acceso restringido.
• Certificar documentos clave, cuando corresponda.
• Mantener un checklist anual de cumplimiento legal, fiscal y corporativo.